English English
7 tysięcy firm, blisko 3 miliony zatrudnionych
Zakładki 1

Wyszukiwarka

Strona główna Aktualności
Zakładki 3
zakladki_video

Aktualności

DRUKUJ

Stanowisko Pracodawców RP w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją

04-08-2016
  1. Ocena ogólna
     

W pełni popieramy cel przedmiotowego projektu, jakim jest ograniczenie katalogu przechowywanych przez pracodawcę dokumentów pracowniczych oraz czasu ich archiwizowania, a także wprowadzenie możliwości stosowania w tym zakresie formy elektronicznej. Z aprobatą odnosimy się bowiem do wszelkich inicjatyw zmierzających do złagodzenia ciążących na pracodawcach obowiązków o charakterze administracyjnym. Z tego względu projekt przygotowany przez Ministerstwo Rozwoju uznajemy za odpowiedź na zgłaszane przez nas od dawna postulaty. Jest on również kontynuacją prac prowadzonych na przestrzeni ostatnich lat nad zmianami prawnymi w obszarze archiwizacji i elektronizacji dokumentacji kadrowo-płacowej.

Zwracamy jednocześnie uwagę, że w odniesieniu do projektowanej regulacji kluczowe znaczenie będą miały szczegółowe propozycje przepisów ustawowych i aktów wykonawczych, które skonkretyzują założenia przedstawione przez resort rozwoju. Dopiero znając ich treść, a zwłaszcza wymogi formalne dotyczące tworzenia i przechowywania dokumentów elektronicznych, możliwe będzie dokonanie całościowej oceny planowanej nowelizacji. Wpływ na jej ostateczny kształt powinni mieć partnerzy społeczny,
w szczególności pracodawcy, którzy będą adresatami przyszłych zmian prawnych.

 

  1. Uwagi szczegółowe

 

  1. Pozytywnie oceniamy propozycję zakładającą możliwość gromadzenia i przechowywania akt pracowniczych oraz pozostałej dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Rozwiązanie to stanowi realizację zgłaszanych przez nas postulatów. W większości firm cyfrowy obieg dokumentów jest bowiem stałą praktyką. Wnioski, informacje czy ewidencje coraz częściej mają formę elektroniczną. Nierzadko dokumenty zawarte w aktach osobowych gromadzone są w archiwum już na etapie zatrudniania, a pracodawca pracuje na skanach dokumentów. Jednak ze względu na brak jednoznacznych regulacji prawnych w tym zakresie, pracodawcy wolą się zabezpieczyć i stosują wersję zarówno papierową, jak i elektroniczną. Ponadto różne organy kontroli – np. Państwowa Inspekcja Pracy oraz sądy – wymagają wersji papierowej dokumentów. Planowana nowelizacja powinna właśnie zmierzać do usankcjonowania obecnie stosowanej przez pracodawców praktyki i uwzględniać stan zaawansowania techniki. Podkreślamy jednocześnie, że w formie elektronicznej przechowywane są nawet dane instytucji finansowych i sposób ten jest uznawany za bezpieczny. Nie ma zatem podstaw do tego, aby digitalizacja nie objęła również akt osobowych pracowników gromadzonych w zakładach pracy.


Za korzystne uznajemy także pozostawienie pracodawcy możliwości co do wyboru formy (papierowej lub elektronicznej) prowadzenia i przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Wówczas forma elektroniczna byłaby fakultatywna, a nie obowiązkowa, co miałoby istotne znaczenie w szczególności dla małych przedsiębiorców.

Należy jednak zauważyć, że zawarta w projekcie propozycja prowadzenia akt w modelu mieszanym, tzn. część akt byłaby prowadzona w postaci elektronicznej, a część w postaci papierowej, niesie ze sobą pewne ryzyko. Może to bowiem skutkować chaosem w dokumentacji pracowniczej. Istnieje obawa, że w takiej sytuacji akta w wersji papierowej, jak i w wersji elektronicznej, mogą być niekompletne. Naszym zdaniem bardziej odpowiednim rozwiązaniem byłoby pozostawienie pracodawcy możliwości wyboru  jednego wariantu  prowadzenia całości akt – w formie tradycyjnej lub elektronicznej.
 

  1. Popieramy także propozycję skrócenia 50-letniego okresu obowiązkowego przechowywania przez pracodawców akt osobowych pracowników i innej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Obecne rozwiązanie w dobie powszechnej elektronizacji należy uznać za anachroniczne. Ponadto, jak wynika z przygotowanego projektu założeń, tak długi okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej obowiązuje jedynie w Polsce. Wiąże się to z ponoszeniem przez pracodawców wysokich kosztów, na co wielokrotnie zwracaliśmy uwagę. Problem ten dostrzegli również inicjatorzy projektowanej regulacji, którzy oszacowali, że wydatki te sięgają rocznie ok. 130 mln zł.
     
  2. Projekt zakłada nowe rozwiązania dla dokumentów, które powstały po 31 grudnia 1998 r. – przy założeniu zastosowania w ich przypadku systemów elektronicznych do zarządzania aktami. Dla dokumentów prowadzonych w nowy sposób okres przechowywania zostanie skrócony do 10 lat. Należy jednak zauważyć, iż wszystkie akta osobowe, które obecnie są przechowywane w archiwum zakładowym i powstałe przed 31 grudnia 1998 r., będą nadal musiały być przechowywane przez okres 50 lat. Tym samym dla tradycyjnej formy prowadzenia akt zasady archiwizacji nie ulegają zmianie. Z tego względu system do zarządzania aktami będzie musiał być dostosowany również do przepisów prawa archiwalnego.
     

Nie ulega wątpliwości to, że proponowane zmiany dotyczące elektronicznych dokumentów kadrowo-płacowych i skróconego do 10 lat okresu przechowywania będą korzystne dla pracodawców. Odnosi się to jednak do dokumentacji tych pracowników, którzy rozpoczęli karierą zawodową po 1998 r. Dodatkowo, jeżeli ulegną modyfikacji sygnalizowanie przepisy dotyczące zasad sporządzania RP – 7 ZUS pracodawca będzie miał dla takich zatrudnionych praktycznie wszystkie potrzebne dane do ustalenia uprawnień emerytalno-rentowych i innych z funduszy ubezpieczeń społecznych. Niemniej, naszym zdaniem warto rozważyć możliwość skrócenia okresu przechowywania akt (w części dotyczącej dokumentacji płacowej) również w odniesieniu do osób zatrudnionych przed 1999 r., dla których został naliczony kapitał początkowy. Wówczas pracodawca miałby obowiązek przechowywania w aktach pracowniczych tych osób informacji o zarobkach podlegających uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczeń na druku ZUS RP – 7, bez konieczności przechowywania kartotek wynagrodzeń za wszystkie okresy zatrudnienia  przed 1999 r. Ponadto należy zauważyć, że ubezpieczony będzie miał na bieżąco dostęp do danych zebranych na swoim koncie poprzez Platformy Usług Elektronicznych ZUS, co umożliwi mu kontrolowanie prawidłowości przekazywanych przez płatnika składek.
 

  1. Przygotowany projekt założeń zakłada również modyfikację zasad uwzględniania wynagrodzenia przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń. Obecnie bierze się pod uwagę kwoty przychodu należne za dany okres, bez względu na to kiedy zostały wpłacone. Zmiana ma polegać na  tym, że podstawa wymiaru świadczeń byłaby ustalana według zasady przypisywania składników wynagrodzenia do okresów, w których zostały wpłacone. Należy zaznaczyć, że w aktach pracowniczych, zgromadzonych do dnia dzisiejszego, jest zawarta dokumentacja uwzględniająca  wynagrodzenia pracowników za okresy, których dotyczy, a nie w których zostały wypłacone. Ponadto część kartotek wynagrodzeń była prowadzona ręcznie (np. ZTS do 2004 r.), a w międzyczasie ulegały zmianie systemy teleinformatyczne używane do naliczania wynagrodzeń. Oznacza to, że obecnie nie ma możliwości wydrukowania z systemu komputerowego zaświadczenia o wysokości osiąganych zarobków w trakcie trwania stosunku pracy za wszystkie lata pracy poszczególnych pracowników. Projektowana regulacja nakłada na pracodawców obowiązek przekazania pracownikowi takiego zaświadczenia po zakończeniu stosunku pracy, wraz z rozszerzonym świadectwem pracy. Na gruncie obecnych przepisów pracodawca musi wydać świadectwo pracy niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy. Konieczność dołączenia do niego powyższego zaświadczenia za cały okres zatrudnienia pracownika może w znaczy sposób utrudnić bądź nawet uniemożliwić wydanie świadectwa pracy, przykładowo w sytuacji zwolnień grupowych. Dlatego w naszej ocenie takie zaświadczenie powinno być wydawane wyłącznie na wniosek ubezpieczonego lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Natomiast za okres przed wejściem w życie proponowanych przepisów, zaświadczenie mogłoby być wystawiane według obowiązujących przepisów, tj. obejmowałoby składniki wynagrodzenia uwzględniane w okresach, za które zostały wypłacone.
     
  2. Zwracamy uwagę na to, że w przygotowanych przez Ministerstwo Rozwoju założeniach brak jest precyzyjnego określenia co projektodawca rozumie pod pojęciem „dokument elektroniczny”. W związku z tym konieczne jest określenie atrybutów tej formy. Za dokument elektroniczny może być bowiem uważany dokument opatrzony podpisem elektronicznym, a także dokument, który w formie papierowej został podpisany odręcznie, a następnie był zeskanowany i załączony do systemu, czy też dokument utworzony w systemie i bezpośrednio drogą elektroniczną umieszczony  w elektronicznej teczce (bez podpisów). Kwestia ta ma zasadnicze znaczenie dla projektowanej regulacji, dlatego wymaga odpowiedniego doprecyzowania.
     
  3. Naszym zdaniem zmiany prawne planowane przez resort rozwoju obejmą więcej aktów normatywnych niż te, które zostały wskazane w założeniach. Konieczna będzie przykładowo nowelizacja rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. W odniesieniu natomiast do problematyki formy dokumentów kadrowo-płacowych, zmiany powinny objąć nie tylko rozporządzenie regulujące kwestię prowadzenia akt osobowych, ale także przepisy Kodeksu pracy określające wymóg zachowania papierowej formy dokumentu.

 

W naszej opinii ze względu na zakres projektowanej regulacji odpowiedniej modyfikacji powinien również ulec art 125a ust. 5 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r.  o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z obecnym brzmieniem tego przepisu organ rentowy może żądać od osoby opłacającej składki na własne ubezpieczenia społeczne przedłożenia dowodów potwierdzających opłacanie składek oraz wysokości podstawy wymiaru składek za okres przypadający po dniu 31 grudnia 1998 r.
 

  1. Zwracamy także uwagę na brak odpowiednich przepisów dotyczących możliwości przekazywania do sądów pracy dokumentacji w formie elektronicznej. Jeżeli pracodawca przyjmie tę formę prowadzenia akt pracowniczych, to akta powinny być do sądów dostarczane na nośnikach (a nie drukowane). Ponadto naszym zdaniem należy dookreślić, że w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy udostępnienie akt powinno następować w formie elektronicznej, z określonymi ustawowo wymogami takiego udostępnienia oraz z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych.
     
  2. Pozytywnie oceniamy propozycję dotyczącą opracowania oprogramowania do prowadzenia akt osobowych pracownika. Miałoby ono umożliwiać przekazywanie danych zarówno do podmiotów przechowujących akta pracownicze, jak również do Archiwów Państwowych. Co ważne, współpracowałoby ono także z programem Płatnik. Stworzenie takiego oprogramowania stanowiłoby istotne ułatwienie dla pracodawców. Zapewniłoby również jednolitość dokumentacji kadrowo-płacowej oraz stanowiłoby gwarancję jej prowadzenia zgodnie z obowiązującym prawem.